[轉載]電子郵件修辭學:在別人的思考裡思考

 撰文╱文及元
文章來源╱《經理人月刊》9月號

修辭學是撰寫商務電子郵件最困難的部分。
如果用平常說話的語氣,很容易被視為無禮,這是因為眼見為憑,
文字用看的比用聽更容易被放大檢驗。

因此,撰寫商務電郵前,不妨用以下3個動作暖身一下:

1.想到此時是面對著對方,而不是面對鍵盤與螢幕,這樣可以讓語氣溫暖一點。
但要記得,書寫時要比口語對話再稍微正式一點。

2.設想對方看了你的信之後可能有的觀點,也就是要在別人的思考裡思考。

3.了解對方和你一樣都是大忙人,講重點即可。

多一點體貼,想辦法讓你的電郵,看起來簡短扼要,有親和力但不失禮。說明如下:

結構:第一段與最後一段是重點
電子郵件的撰寫,應該掌握由上而下的重點,也就是說,重點在最前面的第一段。
如果信件很長,最好在結尾的部分,再度強調第一段的重點。

要求:主動說出你期待對方做的事情
當你想要收件者採取行動時,如果電郵的內容長,在信件的一開始,就說明你的要求。
如果內容很短,不超過一個螢幕可以讀完的範圍,
就直接在信件內容的結尾提出要求即可。

日期:日期與時間要明確
在電郵中提到的日期與時間,一定要具體,你說的下個月或是下周三到底是什麼時候?
因此最好改成「下周三(如9月27日)」「下個月(如10月)」,
時間也要明確,是上午還是下午?
是以自己或對方的時區為準?以免雙方認知不同而產生誤會。

主題
如果一次要和對方討論的事情是不同的主題,建議分開不同的電郵傳送,
也就是說,每封信的主題最好只有一個,這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。

回覆
如果你回覆對方的來信時,使用對方的主旨回覆,讓對方知道這是來自於你的回覆。
此外,如果想要在主旨點出回覆的重點,
可以在郵件本文內容裡寫上「回覆主旨:XXXXXX」讓對方知道這是回覆哪一封信。

風格
檢查自己寫的電郵時,試試看讀出聲音,
對話式的寫作風格輕鬆但不失禮,而且也比較自然順暢。

語感
1.採用主動的語氣。讓收信者知道,是誰應該來做這件事情。例如:

A.你對這件事情有什麼想法?
B.有誰可以提供意見給我?

看得出來嗎?A比B來得主動而明確。

2.動詞比名詞更有力量。讓我們唸唸看以下兩句話:

C.讓我們做個計畫吧!
D.讓我們計畫這件事情。

在D句裡,「計畫」兩個字被用在動詞的表現,會比C句用在名詞有力量。

最後也是最重要的是,當你使用職場的電子郵件對外溝通,
就應該謹守商業電子郵件的分寸,不要假公濟私,
撰寫或傳送與職場毫無關係的內容,因為在某些你不知情的狀況之下,
電郵會被保存在企業的公用硬碟或備份檔案中。

廣告